Smartes Dokumenten Management

Smartes Dokumenten Management

 
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Die Dokumente auszudrucken und abzuheften genügt vielfach nicht mehr.
 
Ein smartes Dokumentenmanagementsystem kann viel - unter anderem gesetzliche Pflichten erfüllen. Die Gesetzeslage ist eindeutig und die Einhaltung wird geprüft. Dokumenten Management Systeme bieten sehr große Vorteile für den Geschäftsbetrieb, wenn alle Dokumente in einem DMS gespeichert werden, als ein sogenannter Single Point of Access.
 
Alfresco ist ein offenes und leistungsstarkes Dokumenten Managementsystem (DMS), das sich problemlos erweitern, anpassen und in bestehende Anwendungen und Geschäftsprozesse integrieren lässt. Sie haben einfachen mobilen Zugriff auf Inhalte und umfassende Funktionen für eine effiziente Zusammenarbeit.Alfresco Login

 

 

Mit einem Dokumentenmanagementsystem nebenbei die gesetzlichen Anforderungen an digitale Ablage erfüllen!
 

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Dokumente finden statt suchen: digital gespeicherte Dokumente lassen sich im Gegensatz zur klassischen Papierablage nach mehreren Kriterien sortieren und wieder auffinden. Die integrierte Volltextrecherche erfasst alle Inhalte egale ob es ein PDF-, Word-, Excel, Bild-Format ist. Eine erweiterte Verschlagwortung und Kommentarfunktion erleichtert das finden von Dokumenten enorm. Eine Dokumentenvorschau ohne dass das Dokument herunter geladen werden muss, erleichtert die Suche erheblich.

Parallele Bearbeitung: das Herumreichen und sequentielle Abarbeiten von Vorgängen ist Geschichte. Elektronische Dokumente können von mehreren Mitarbeitern zeitgleich genutzt werden, Transportzeiten entfallen vollständig. Kunden Handbücher, Geräte Handbücher via Internet, Mail und Social Media und viele andere Anwendungsbereiche sind möglich.

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Örtliche Unabhängigkeit: Solange eine Datenverbindung besteht, können Dokumente von beliebigen Orten aus genutzt werden. Filialen, Außendienstmitarbeiter oder der Inhaber auf Geschäftsreise werden diesen Vorteil zu schätzen wissen. Die Anbindung an Mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet, Windows Phone und mehr gibt ihnen einen enormen Vorteil von Unabhängigkeit.

Höchste Verfügbarkeit: Schon mal die Risiken eines Papierarchivs ehrlich durchdacht? Bei Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren sind Vergilben, Verlegen oder schlicht ein Brand durchaus relevant. Elektronische Daten können effektiv gegen Veränderung oder Untergang geschützt werden.

Archivierung und Wiedervorlagen: Digitale Unterlagen sinnvoll ablegen und dem Betriebsprüfer digital wieder vorlegen können. Damit: die gesetzliche Pflichten erfüllt sind, kann Alfresco also auch!

Beratung, Installation und Hosting aus einer Hand.
So unterstütze ich Sie:
Mit einer eingehenden Beratung zur genauen Ausgestaltung des DMS sowie zur Digitalisierung von Papierdokumenten beginnt unsere Zusammenarbeit. Nach der Installation/Einrichtung kümmere ich mich, um den Betrieb, Verfügbarkeit, Sicherheit, Performance und die ständige Erreichbarkeit.
 
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